ความต้องการซอฟท์แวร์สำหรับอาคารใหญ่

การดูแลและบริหารจัดการอาคารขนาดใหญ่ในปัจจุบันนับได้ว่าเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ที่จะทวีความสำคัญมากยิ่งขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากการขยายตัวทางเศรษฐกิจและการแข่งขันกันอย่างสูง ผู้บริหารอาคารที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้อยู่อาศัยได้อย่างดีภายใต้การบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพและค่าใช้จ่ายที่คุ้มค่าที่สุด ย่อมได้เปรียบกว่าคู่แข่งอื่นๆ

ด้วยคุณสมบัติที่เหมาะสมกับการบริหารจัดการอาคารขนาดใหญ่ของ Genedia Property Solutions บริษัทฯ ได้รับความกรุณาจาก ดร.ชิต เหล่าวัฒนา ผู้อำนวยการสถาบันวิทยาการหุ่นยนต์ภาคสนาม (FIBO) มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี เจ้าของคอลัมน์ “จากสมองคนสู่สมองกลอัจฉริยะ” ในการเผยแพร่ข้อควรคำนึงของซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับการใช้งานในอาคารขนาดใหญ่ ดังแสดงในบทความต่อไปนี้ สำหรับท่านที่สนใจรับโบรชัวร์ฉบับเต็ม หรือต้องการข้อมูลเพื่อจัดทำเป็น TOR สามารถติดต่อรับข้อมูลจากบริษัทฯ ได้ โปรดคลิกที่นี่ค่ะ

ความต้องการซอฟท์แวร์สำหรับอาคารใหญ่
โดย ดร.ชิต เหล่าวัฒนา

ระบบอาคารใหญ่ๆในกรุงเทพที่มีระบบวิศวกรรมอาคาร อันประกอบไปด้วยเครื่องกล ไฟฟ้า และความปลอดภัยที่ซับซ้อน จำเป็นต้องติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผล แสดงข้อมูลจนผู้บริหารอาคารสามารถติดตามระบบงาน การเตรียมการ การติดตามผลและประเมินผลได้อย่างมีประสิทธิภาพภายใต้กรอบงบประมาณและทรัพยากรที่ได้วางแผนล่วงหน้าไว้

การจัดซื้อจัดจ้างอุปกรณ์และอะไหล่ในแต่ละครั้งจักถูกเปรียบเทียบกับข้อมูลในอดีตและข้อมูลของอาคารอื่นๆเพื่อให้ได้มาซึ่งราคาที่สมเหตุสมผลและยุติธรรมต่อทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย นอกจากนี้เทคโนโลยีสารสนเทศในรูปของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ยังช่วยบันทึกประสบการ์ณการบริหารอาคารนั้นๆไว้เป็นการเฉพาะ ซึ่งสอดคล้องกับความเป็นจริงที่ว่าหลังจากอาคารใดๆได้เปิดดำเนินการแล้วเกินห้าปี จะมีข้อมูลใหม่เกิดขึ้นมากมายอย่างน้อย 20% ไม่ปรากฎอยู่ในข้อมูล (data sheet) ของระบบในวันแรกที่ติดตั้งเสร็จสิ้น ยิ่งไปกว่านั้น หากมีโอกาสไปตรวจอาคารขนาดใหญ่ เราจะพบบ่อยๆว่าแบบแปลนงาน (Drawing) งานระบบไม่ตรงกับของจริง (As-is) หลังจากที่มีการซ่อมแซมแล้วไม่เคยไป Update ข้อมูลเลย

มีคำกล่าวว่า คนไทยและบริษัทไทยมีเทคโนโลยีในการก่อสร้างในระดับที่แข่งขันได้ในตลาดโลก หลายบริษัทของไทยได้ออกไปทำธุรกิจต่างแดนมากว่าสิบปีแล้ว แต่สิ่งที่เรายังไม่ใส่ใจมากๆ หรืออาจเป็นเพราะขาดความรู้ความเข้าใจจนทำให้ต้นทุนของการบริหารอาคารสูงขึ้นโดยไม่จำเป็นคือ ความสามารถในการเดินเครื่องและบำรุงรักษา (Operation and Maintenance) และการปรับปรุงทำใหม่ (Renovate/Reconstruction) ตามหลักการที่ถูกต้องแล้วหากเรามีการบำรุงรักษาที่ดีแล้วจะทำให้เราสามารถบริการลูกค้าตลอดอายุการใช้งานของอุปกรณ์และยังสามารถคาดการณ์ได้อย่างแม่นยำว่าเมื่อใดเราควรทำการปรับปรุงระบบ ในมิติของการบริหารต้นทุนการดำเนินของอาคารขนาดใหญ่เรื่องเหล่านี้ล้วนเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งต่อเจ้าของและผู้บริหาร โดยต้องมีบทบาทกำกับอย่างเข้มงวดกับบริษัทที่มาให้บริการด้านโอแอนด์เอ็ม (Operation and Maintenance)

ทีมโอแอนด์เอ็ม หรือเรียกโดยทั่วไปว่า “ทีมช่าง” ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่พบเห็น (Breakdown Maintenance) หากทีมดังกล่าวมีหัวหน้าที่เก่งกาจด้านการจัดการ ย่อมทุ่มเทการแก้ไขต่อเนื่องไปถึงการวิเคราะห์ถึงสาเหตุของปัญหาอย่างแท้จริง (Corrective Maintenance) เพื่อมิให้ปัญหาซ้ำๆเกล่านั้นเกิดขึ้นมาอีก เมื่อได้คำตอบ มาตรการที่นำออกมาใช้มีต่างๆกัน อาทิเช่น การบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (Preventive Maintenance) การบำรุงรักษาเชิงพยากรณ์ (Predictive Maintenance) และการปฎิบัติงานแบบไม่ต้องการการบำรุงรักษา (Maintenance Preventive)

สำหรับผู้ออกแบบระบบเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับงานบริหารอาคาร ควรคำนึงให้มีฟังก์ชั่นหลักดังต่อไปนี้ :

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ: สามารถประมวลผลการปฏิบัติงานและการตอบสนองในด้านต่างๆ เพื่อแสดงเป็นข้อมูลทางสถิติที่จะช่วยการตัดสินใจในระดับบริหาร ทำให้ทราบจุดอ่อน จุดแข็ง และขีดความสามารถในการแข่งขันในตลาดผู้ให้บริการเหมือนๆกัน

ดัชนีบ่งชี้ประสิทธิภาพ:สามารถตรวจวัดและสรุปผลดัชนีบ่งชี้ประสิทธิภาพ (KPI) ในมิติต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานบริการ พัฒนาคุณภาพการทำงาน จนถึงการกำหนดกลยุทธ์ในการทำงานได้

สถิติ รายงานและสรุปผลการทำงาน:สามารถเลือกและปรับแต่งการแสดงผลเชิงสถิติให้สอดคล้องกับความสนใจของผู้ใช้งาน เช่น ข้อมูลเชิงบริหาร ข้อมูลเชิงประสิทธิภาพ ข้อมูลเชิงการเงิน หรือข้อมูลเชิงปฏิบัติการ

ทราบสถานะได้ทันที:สามารถติดตามผลการให้บริการ สถานะการทำงาน หรือผลการตอบสนองต่อลูกค้าได้ตลอดเวลาและทุกสถานที่ ดังนั้นสภาวะต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในโครงการของท่านจะอยู่ในสายตาตลอดเวลาไม่ว่าท่านจะอยู่ที่ใด ทั้งสามารถกำหนดให้ส่งอีเมล์หรือ sms เพื่อแจ้งเตือนได้สำหรับกรณีสำคัญหรือเร่งด่วนที่ต้องการความเอาใจใส่เป็นพิเศษ

เพิ่มศักยภาพการบริการ: สามารถให้บริการได้อย่างรวดเร็ว โดยมีการตรวจสอบระยะเวลา response time และ service time สำหรับเป็นข้อมูลในการพัฒนาการให้บริการ สามารถตรวจสอบประวัติย้อนหลังและดูแลปัญหาที่เกิดซ้ำ ค้นหาตำแหน่งบริการได้ง่ายแม้เป็นบุคลากรใหม่

ประเมินความเปลี่ยนแปลงอย่างอัตโนมัติ:ตรวจสอบความต้องการใช้พลังงานในช่วงล่วงเวลาหรือวันหยุดได้จากคำขอออนไลน์ สามารถกำหนดนโยบายและนำนโยบายไปใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว โดยให้ระบบเป็นผู้ช่วยในการกำหนดวางแผนการรับและจ่ายงานได้โดยอัตโนมัติ รวมถึงการประเมินปริมาณวัสดุคงคลัง การคาดการณ์ และการเตรียมการสำรองจัดซื้อ

ประเมินค่าใช้จ่ายและออกใบแจ้งหนี้:เมื่อมีการแจ้งขอบริการ ระบบสามารถประเมินค่าใช้จ่ายเบื้องต้นเพื่อแจ้งลูกค้าได้ทันที หลังจากปิดงาน มีการส่งต่อข้อมูลเพื่อออกใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ลดขั้นตอนการส่งเอกสาร ลูกค้าสามารถตรวจสอบข้อมูลด้วยตัวเองได้แบบออนไลน์

ลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มรายได้:ลูกค้าสามารถแจ้งขอบริการได้เองและติดตามผลการดำเนินการผ่านระบบออนไลน์ได้ ลดปัญหาจากการปฏิสัมพันธ์อันไม่พึงประสงค์กับช่างเทคนิค ลดเวลาการให้บริการของ Call Center ทั้งยังสร้างความพึงพอใจที่สามารถทราบสถานะการบริการได้ตลอดเวลา ช่องทางการให้บริการสามารถประยุกต์ได้หลากหลายรูปแบบ สร้างบริการใหม่ๆ ที่ใช้เวลาน้อยลงแต่ให้ผลเป็นที่พอใจแก่ลูกค้ามากขึ้น และสามารถสร้างประโยชน์งอกเงยจากบริการใหม่ๆ เหล่านั้นได้

การจัดการองค์ความรู้:การจัดการข้อมูลส่วนกลางที่เป็นระบบ ข้อมูลและความรู้ เป็นของอาคาร ไม่ตกอยู่ในมือผู้อื่น เก็บข้อมูลแบบ คู่มือ รวมถึงสื่อดิจิตอลต่างๆ ไว้ได้แม้เวลาจะผ่านไปและผู้เกี่ยวข้องไม่อยู่ในโครงการแล้ว ปรับแก้ข้อมูลให้ทันสมัยเสมอ เป็นคลังข้อมูลออนไลน์

ลดต้นทุนดำเนินงาน:ช่วยให้สามารถติดตามการดำเนินงานในทุกขั้นตอน โดยระบบ online web-based ทำให้ลดงานเอกสารและขั้นตอนการติดตามผล สามารถวิเคราะห์ระยะเวลาทำงานได้ง่า

ลดค่าใช้จ่ายและลดความเสี่ยง:ช่วยลดค่าใช้จ่ายทั้งด้านเอกสารและต้นทุนเวลา ลดการทำงานซ้ำซ้อน อลดความเสี่ยงจากการบันทึกข้อมูลผิดพลาดโดย human error

เพิ่มประสิทธิผลการทำงาน:มีการบริหารทรัพยากรที่ดี ทั้งด้านบุคคล คลังอะไหล่ และเครื่องมือ สามารถใช้องค์ความรู้ที่เก็บรักษาไว้เป็นส่วนกลางในการบริหารจัดการ

ช่วยบริหารแผนงาน:วางแผนและติดตามการทำงานตามแผนได้อย่างสะดวก ด้วยการประเมินและสรุปผลการทำงานด้วยกราฟและข้อมูลทางสถิติ

บริหารงานตามมาตรฐาน:เป็นเครื่องมือในการควบคุมมาตรฐานการทำงาน เพื่อให้ผู้ใช้งานทุกส่วนสามารถดำเนินการตามมาตรฐานที่ได้กำหนดไว้โดยมีขั้นตอนฝึกอบรมน้อยที่สุด และยังช่วยให้การทำงานเป็นไปตามข้อกำหนดโดยอัตโนมัติ

ตรวจสอบประวัติอาคารได้ตลอดเวลา:เพราะระบบจะบันทึก Building History และ Equipment History โดยอัตโนมัติ เมื่อมีการซ่อมบำรุงหรือการให้บริการที่เกี่ยวข้อง

จัดทำรายงานได้หลายรูปแบบ:ระบบจัดเตรียมรูปแบบรายงานพื้นฐานไว้ให้แล้วในหลากหลายมุมมอง เพื่อใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจในแง่มุมต่างๆ

การบริหารจัดการอาคารสถานที่

-จัดระดับชั้นของข้อมูลได้หลายรูปแบบตามการใช้งานจริง
-บันทึกและสืบค้นข้อมูลได้ตามพื้นที่หรือตามเครื่องจักร
-สามารถกำหนดค่านโยบายต่างๆ เช่น ค่าเช่า ค่าบริการ ค่าล่วงเวลา
-ค้นหาข้อมูลลูกค้าหรือผู้อยู่อาศัยในพื้นที่ พร้อมประวัติที่เกี่ยวข้อง
-ระบุตำแหน่งและเข้าถึงข้อมูลพื้นที่ได้ทันที
-ข้อมูลทางสถิติต่างๆ ในเชิง Business Intelligence

การปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ

-ตรวจสอบความเป็นไปต่างๆ ในอาคารได้อย่าง Real-Time
-ตรวจสอบเงื่อนไข ข้อกำหนดต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว
-บันทึกข้อมูลบริการเริ่มต้นได้รวดเร็ว ใช้เวลาน้อยและไม่มีความยุ่งยากแต่อย่างใด
-มีระบบแจ้งเตือนเมื่อเครื่องจักร/อุปกรณ์ที่จะให้บริการอยู่ในระยะเวลารับประกัน
-ค้นหาเอกสาร คู่มือ แบบ ได้สะดวก และมีการจัดเก็บเป็นระบบ
-บันทึกประวัติการบริการและการดำเนินการทุกขั้นตอน ตรวจสอบย้อนหลังได้
-ค้นหารายชื่อผู้ให้บริการหรือผู้จำหน่าย พร้อมประวัติการติดต่อได้อย่างรวดเร็ว
-ลดงานกระดาษ บันทึกข้อมูลภาคสนามเพียงครั้งเดียว ข้อมูลอยู่ในรูปแบบดิจิตอลทันที
-ค้นหาข้อมูลการติดต่อลูกค้าได้สะดวกรวดเร็ว
-ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อถึงกำหนดเวลาตามระบุ
-เพิ่มความสามารถและบริการสำหรับงานบริการลูกค้า
-ตรวจสอบความเป็นไปของงานบริการได้ตลอด 24 ชั่วโมง

การบริหารข้อมูลและองค์ความรู้

-รวบรวมข้อมูลทั้งหมด เช่น แบบแปลน คู่มือ รายละเอียดการติดต่อ ประวัติการทำงาน เอาไว้เป็นหนึ่งเดียว
-จัดเก็บและสืบค้นได้อย่างง่ายดาย
-ข้อมูลเชื่อมโยงอัตโนมัติ ทั้งประวัติลูกค้า ประวัติพื้นที่ และประวัติการให้บริการ
-แก้ปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อน ข้อมูลไม่ถูกต้องสัมพันธ์กัน
-บันทึกองค์ความรู้ ขั้นตอนการทำงาน และวิธีแก้ไขปัญหา สำหรับอ้างอิงได้ในอนาคต

การจัดการกับงานบริการที่หลากหลาย

-ใช้ได้กับงานบริการอาคารทุกชนิด งานช่าง งานรักษาความปลอดภัย งานรักษาความสะอาด งานดูแลภูมิทัศน์ และอื่นๆ
-ดัดแปลงและจัดกลุ่มข้อมูลได้หลากหลาย รองรับงานบริการได้ทุกประเภท
-กำหนดประเภทและหัวข้อย่อยของงานบริการได้ เพื่อความสะดวกในการบริหารจัดการ
-คำนวณค่าบริการได้หลายแบบ
-สามารถเลือกได้ว่าจะเรียกเก็บเงินหรือไม่ และส่งต่อข้อมูลที่ต้องการออกไปยังระบบวางบิล

รูปแบบรายงาน

-มีรูปแบบรายงานพื้นฐานหลายมุมมองที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า
-สามารถจัดรูปแบบการแสดงผลที่สนใจและตั้งเป็นหน้าแรกเพื่อให้มองเห็นภาพรวมในความดูแลได้ทันที
-สามารถสร้างแบบฟอร์มสำหรับการทำงาน แบบฟอร์มงานบำรุงรักษา ใบสั่งงาน ใบปิดงาน หรือแบบฟอร์มต่างๆ ได้เองในรูปแบบตามต้องการได้อย่างง่ายดาย

การจัดการด้านการเงินและบัญชี

-ส่งต่อข้อมูลไปยังรูปแบบที่ต้องการสำหรับฝ่ายบัญชี
-เลือกการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจากระบบได้
-สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบเอกสารได้ตามต้องการ

No Comments

No comments yet.

RSS feed for comments on this post. TrackBack URI

Leave a comment

You must be logged in to post a comment.